Projekt Alapító Okirat

2003.

Célközönség

NIIF: Fehér Ede, Nagy Miklós

Fogyatékosok kiszolgálása projekt : Közgyűjtemények (könyvtárak, múzeumok, levéltárak), tudományos-, oktatási intézmények, közigazgatási és minden egyéb közjellegű online tartalomszolgáltató.

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés

1.1. Jelen dokumentum tárgya
1.2. A projekt előzményei

2. Célok, teljesítménymutatók 2.1. A projekt célja
2.2. A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók

3. A projekt terjedelme 3.1. A projekt terjedelmének meghatározása
3.2. A projekt terjedelmén kívül eső feladatok
3.3. Korlátozó feltételek
3.4. A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások

4. A projekt menete és szakaszai

4.1. Projekt előkészítés szakasz
4.2. Tervezési szakasz [ha van]
4.3. Bevezetés szakasz [ha van]
4.3.1. Egyik tevékenység
4.3.2. Másik tevékenység
4.3.3. Akár több tevékenység is..
4.4. Próbaüzem [Ha van ]
4.5. Projektzárás szakasz

5. Projekt szervezeti felépítése és működése 5.1. A Projekt Igazgatóság (PI)
5.2. A Projektvezetés
5.3. A projekt munkacsoportok
5.3.1. A projekt munkacsoportok szerepe
5.3.2. Munkacsoportok vezetői, tagja
6. Leszállítandók 6.1. Projekt előkészítés
6.2. Tervezés [Ha van]
6.3. Bevezetés
6.3.1. Egyik tevékenység
6.3.2. Másik tevékenység
6.3.3. Akár több tevékenység is
6.4. Próbaüzem [Ha van]
6.5. Projektzárás

7. A projekt ütemezése

7.1. A projekt ütemterve
7.2. A projekt mérföldkőterve
8. A kockázatkezelési stratégia

8.1. A kockázat meghatározása
8.2. A kockázatkezelési eljárás célja
8.3. A kockázatértékelési eljárás
8.4. Kritikus sikertényezők
9. A változáskezelés 9.1. Bevezetés
9.2. A változáskezelés
9.2.1. A változáskezelés felelősei a projektszervezetben
9.3. A kommunikációs stratégia
9.3.1. Bevezetés
9.3.2. A célközönség
9.3.3. A kommunikációs terv
9.3.4. Egyéb kommunikáció
9.4. Dokumentációk

10. Minőségbiztosítási stratégia

10.1. Projekt folyamatok minőségbiztosítása
10.1.1. A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata
10.2. Projekt termékek minőségbiztosítása
10.2.1. A termék minőségbiztosítás c élja
10.2.2. A termékek belső minőségbiztosítása
10.2.3. A termék minőségbiztosítás módja

11. Projekt költségvetés

11.1. Költségek
11.1.1. Személyi juttatások
11.1.2. Munkaadókat terhelő járulékok
11.1.3. Dologi kiadások
11.1.4. Immateriális javak
11.1.5. Gépek, berendezések, felszerelések
11.1.6. Átadott pénzeszközök

MELLÉKLETEK

12. A projekt kockázatai az induláskor

13. Működés rendje

13.1. A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya
13.1.1. A működési rend célja
13.1.2. A működési rend tartalma
13.1.3. A működési rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása
13.2. A projektkommunikáció leírása
13.2.1. A projektkommunikáció alapelvei
13.2.2. A személyes megbeszélések
13.2.3. A telefonon történő megbeszélések
13.2.4. Az írásbeli levelezés
13.3. A projekten belüli megbeszélések rendje
13.3.1. Projekt teljes létszámú megbeszélés
13.3.2. Projekt Irányító Értekezlet, PIÉ
>13.3.3. Munkacsoportszintű státusz megbeszélés
13.3.4. Egyéb
13.4. A projekten kívüli és vezetői megbeszélések rendje
13.4.1. Projekt Igazgatóság
13.4.2. Szakmai egyeztető megbeszélés
13.4.3. Egyéb
13.5. A projekt ügyrendje
13.5.1. Alapfogalmak
13.5.2. A projekt eljárásrendje
13.6. A projekt dokumentációs rendje
13.6.1. Iktatás
13.6.2. Verziókezelés
13.6.3. Anyagok átadása-átvétele
13.6.4. Formai követelmények
13.6.5. Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra
13.7. A projekthelyszín és felszerelése
13.7.1. Projekt helyszíne
13.7.2. Munkavégzés általános feltételei
13.7.3. A projektben résztvevők elérhetősége

14. Projektterv

1. Bevezetés

A jelen Projekt Alapító Okirat (továbbiakban: PAO) az NIIF Iroda XXX (továbbiakban: XXX) projektjére vonatkozó tartalmi, szervezeti és működési információkat tartalmazza. Az XXX projekt ...

Jelen dokumentum tárgya

Jelen Projekt Alapító Okirat a Fogyatékosok kiszolgálása projektre vonatkozóan határozza meg

A projekt előzményei

2. Célok, teljesítménymutatók

A projekt célja

A projekt célja: A stíluslapok alkalmazása magában rejti a lehetőséget a honlap testreszabhatóságának hatékony megvalósítására. E célból a honlap interaktivitásának fokát tovább kell növelni. Ennek fő eszközeként olyan beállítópanel beillesztésére kerül sor, mely lehetőséget biztosít a felhasználók számára a honlap megjelenésének saját igények szerinti átformálására. A beállítópanel lehetőséget ad a gyengénlátó felhasználó számára a honlapon használt előtér- és háttérszínek, a betűk méretének és a megjelenített betűkészletek kiválasztására egy előre definiált halmazból.

A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók

A projekt sikerességét az alábbi mutatók határozzák meg:

 

3. A projekt terjedelme

A projekt terjedelmének meghatározása

A projekt terjedelmének meghatározásakor az alábbi definíciókat alkalmaztuk:

MEK vakbarát 2.0 szolgáltatás : A továbbfejlesztett vakbarát szolgáltatás alternatív színváltó, betűméret-váltó felületekkel, egyéb fogyatékosok számára fejlesztett kiegészítésekkel.

Rendszerterv : a fogyatékosok szempontjait figyelembevevő 2.0-s vakbarát szolgáltatás rendszerterve

Ajánlás és segédlet közinformáció szolgáltatók számára online szolgáltatások kialakítása fogyatékos és hátrányos helyzetű felhasználók számára.

Web Content Accessibility Guidelines 1.0 magyar fordítása

A projekt terjedelmén kívül eső felada tok

Nem tartozik a Fogyatékosok kiszolgálása projekt terjedelmébe:

Korlátozó feltételek

A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások

A kapcsolódó projektek, különösen:

4. A projekt menete és szakaszai

A projekt a munka hatékony szervezése érdekében projektszakaszokra tagolódik. A feladatok részletes lebontását a Projektterv tartalmazza, amely a jelen Projekt Alapító Okirat mellékletét képezi.

Projekt előkészítés szakasz

A szakasz célja: a projekt sikeres működéséhez szükséges előfeltétele k biztosítása.

A Projekt előkészítés szakasz során készül el a Projekt Alapító Okirat, amely az alábbiakat tartalmazza a projektre vonatkozóan:

Ebben a szakaszban történik meg a projektszervezet tagjainak megbízása és a projekt munkavégzési környezetének kialakítása.

A Projekt előkészítés a projektindító értekezlettel zárul. A projektindító értekezlet célja a projekt terjedelmének, céljainak, feladatainak, ütemezésének, működésének megismertetése a projektbe delegált NIIF-es és külsős munkatársakkal, illetve hatékony munkakapcsolat kiépítése a résztvevők között.

Tervezési szakasz [ha van]

A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.

Bevezetés szakasz [ha van]

A szakasz célja a MEK vakbarát 2.0-s szolgáltatásának sikeres elindítása a szükséges programfejlesztés után, beleértve a teszteléseket.

A bevezetési szakasz egymástól j ól elkülöníthető, párhuzamosan végezhető tevékenységi területekre bontható.

Egyik tevékenység

A tevékenység célja: a Rendszerterv alapján a szükséges felülettervezés kialakítása, majd annak alapján a programozás elvégzése. A tesztelési szakasz eredményei alapján szükség esetén módosítani kell a programozást, kivitelezést.

 

Másik tevékenység

A tevékenység célja a hangzóanyag szolgáltatást biztosító közös jogkezelés elindítása az Előadóművészi Jogi Irodával kötött szerződéssel. A szerződést a MEK-et üzemeltető nevében az Országos Széchényi Könyvtár köti.

Akár több tevékenység is..

A tevékenység célja: az elfogadott Web Content Accessibility Guidelines 2.0 guide magyarra fordítása.

 

Próbaüzem [Ha van ]

A szakasz célja: a rendszer üzembe helyezése és éles üze meltetéssel azonos módon történő működtetése a szolgáltatás hivatalos elindítása előtti időszakban.

A szakasz során a projekt eredményeként kialakított üzemeltetési szervezet a meghatározott folyamatok szerint működteti a rendszer valamennyi elemét. A próbaüzem során a tapasztalt hibajelenségek regisztrálásra kerülnek, és kijavításukra intézkedés történik. A szakasz lezárásaként a próbaüzem tapasztalatai alapján kiértékelési jegyzőkönyv készül, amely alapján az NIIF dönt a szolgáltatás elindításáról.

Projektzárás szakasz

A szakasz célja: a projekt hivatalos lezárása.

A szakasz során átadásra kerülnek a projekt végtermékei, a projekt vezetősége és a felügyeleti szervek értékelik a projekt működését és eredményeit, valamint ebben a szakaszban kell meghatározni a MEK vakbarát 2.-0-ás szolgáltatásának elindításához és üzemeltetéséhez esetlegesen szükséges további feladatokat.

5. Projekt szervezeti felépítése és működése

A projekt sikeres megvalósítása érdekében az NIIF Iroda és a közreműködő külsős szakemberek projektszervezetet hoznak létre, amelynek működtetése mindkét fél feladata és felelőssége az alábbiakban részletezett rend szerint.

A projektszervezet főbb elemei és résztvevői a következők:

A Fogyatékosok kiszolgálása projektet a Projekt Igazgatóság és az NIIF Iroda Projekt Koordináció felügyeletével és irányításával a Projektvezetés keretében menedzseli a projektveze tő.

A Projekt Igazgatóság (PI)

Elnök:

Tagjai: [a projektet támogató, és adott területen jártas MT tagokat vagy NIIF Iroda vezetőket érdemes belevenni, optimálisan 3 fő]

    1. A Projektvezetés

      P rojektvezető: Moldován István

      Projektvezető-helyettes: Drótos László

    2. A projekt munkacsoportok
      1. A projekt munkacsoportok szerepe

A projekt feladatait a munkacsoportok végzik, a leszállítandókat szintén a munkacsoportok állítják elő a projektvezetés irányítás ával.

A projekten belül az alábbi munkacsoportok működnek:

      1. Munkacsoportok vezetői, tagja

Vakbarát Munkacsoport

Kiadványok Munkacsoport

6. Leszállítandók

Projekt előkészítés

A munkaszakačsz leszállítandói:

Részletes projektterv , amely a PAO mellékleteként tartalmazza a projekt részletes feladatait, időpontját, időtartamát és felelősét.

Projekt Alapító Okirat , amely tartalmazza a projekt célját, működési elveit, alkalmazott módszertanait, a projekt véglegesített terjedelmét, a projekt által megvalósítandó feladatokat, a projektszervezetet, a felelősségi és feladatköröket, döntési mechanizmus, a projekt működési rendjét, a projekttervet, minőségbiztosítást és kockázatkezelési tervet, kommunikációs tervet.

Tervezés [Ha van]

A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.

Bevezetés

A munkaszakasz leszállítandói:

  1. Egyik tevékenység

    Rendszterv anyag, amely a vakbarát honlap továbbfejlesztésének konkrét lépéseit, az alkalmazott technológiák leírását tartalmazza.

    Ajánlás dokumentum, amelyben a fejlesztés általános tapasztalatai és konkrét ajánlásai találhatók más közszolgáltatók számára.

    Web Content Accessibility Guidelines 1.0 magyar fordítása, amely a W3C hivatalos ajánlása honlapok fejlesztői számára.

    A VMEK 2.0-ás rendszer, amely a nemzetközi ajánláson alapul.

  2. Másik tevékenység

    Felhasználói szerződés, az Előadóművészek Jogi Irodájával, amely a hangzó anyagok jogszerű szolgáltatását biztosítja.

  3. Akár több tevékenység is

 

Próbaüzem [Ha van]

Értékelési jegyzőkönyv, amely tartalmazza a próbaüzem során felmerült hibajelenségeket (szervezeti, működési, műszaki), a kijavításukra tett intézkedéseket, ezen intézkedések eredményeit, valamint egy összegző értékelés t a próbaüzem tapasztalatairól.

Projektzárás

Projekt értékelő dokumentum , amely tartalmazza a projekt tevékenységeinek és eredményeinek összefoglalását, a projekt értékelését, valamint a további feladatok meghatározását.

7. A projekt ütemezése

A projekt ütemterve

A projekt átfogó részfeladatait és ütemtervét (projektterv) a x. számú melléklet tartalmazza.

 

A projekt mérföldkőterve

ID

Projekt szakaszai

Mérföldkő

Elérni kívánt eredmények

Határidő

M1

Projekt előkészítés

Projektindító értekezlet

A projekt indításához szükséges dokumentáció elkészítése

2003.12.07.

M2

Tervezési szakasz

Rendszerterv elkészítése

A rendszer tervének elkészítése

2003.01.15.

M3

Megvalósítási szakasz

A VMEK 2.0 elkészítése

A továbbfejlesztett, általános célú vakos felület elkészítése.

2003.03.15.

M4

Tesztelési szakasz

Értékelési jegyzőkönyv

Az elkészült rendszer tesztelése és a hibák javítása

2003.03.31.

M5

Projektzárás

Projektzáró értekezlet

Az eredmények összegzése, a további teendők meghatározása.

2004.03.31.

8. A kockázatkezelési stratégia

A kockázat meghatározása

Kockázat alatt azoknak a negatív hatásoknak az összességét értjük, amelyek jelentősen befolyásolhatják a projekt sikerét.

A kockázati tényezők közül fontosságát tekintve kiemelhetők az alábbi kockázatok:

A kockázati tényezők felsorolása nem lehet lezárt és nem lehet teljes. A kockázat definíciójából egyértelműen következő és/vagy azonosított kockázatokon túl a projekt megvalósítása során felmerülő egyéb kockázatok felismerése érdekében szükséges a projektben szereplő valamennyi résztvevő folyamatos aktív figyelme a hatáskörében jelentkező, a munkacsoportra vonatkozó tevékenységi kör sikerét veszélyeztető hatások iránt.

Ebből kifolyólag a Projekt Alapító Okirat a projekt indulásakor felmerülő kockázatokat mutatja be az 1. sz. mellékletben.

A kockázatkezelési eljárás célja

A kockázatkezelési eljárás célja a kockázatok feltárása (a projekten, illetve a munkacsoporton belül); ez ek jelzése, azonosítása, az elkerülésükre és megoldásukra szóló javaslatok kidolgozása avégett, hogy ez elősegítse a projekteredmények létrehozását a meghatározott idő- és költségkereteken belül. A kockázatkezelés sikere érdekében a kockázatmérséklő intéz k edéseket az elvárható legrövidebb időn belül meg kell tenni.

A kockázatértékelési eljárás

A kockázatok csökkentése érdekében a munkacsoportoknak és a projektvezetésnek az alábbi esetekben kell kockázatértékelést végezniük:

Amennyiben a kockázatértékelés eredményeképpen új közvetett kockázati elem jelenik meg,

A kockázatkezelési eljárás folyamata:

A kockázatkezelés eljárás lépései

Felelős

Intézkedés

A kockázat számbavétele, felismerése

a projekt valamennyi résztvevője

munkacsoport vezető tájékoztatása őkockázatkezelésiö formalap megnyitásával

A kockázat leírása

formalap kitöltő

őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatainak kitöltése

A kockázat-csökkentési jav aslat kidolgozása, szükség szerint konzultáció külső szakértő bevonásával

formalap kitöltő, munkacsoport vezető

őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatainak kitöltése a kockázatcsökkentő javaslat kidolgozásával egyetemben

Kockázat-csökkentés ráfordításainak becslése

Munkacsoport vezető

őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatának kitöltésével

A teljesen kitöltött formalap és mellékletei azonnali elküldése a projektvezetőknek

Munkacsoport vezető

a projektvezetők saját hatáskörben döntenek a kockázat további kezeléséről, a PIÉ-re történő előterjesztéséről

Döntés

PIÉ szükség esetén PI

PIÉ utasítja a munkacsoportok vezetőit a kockázat csökkentési javaslat végrehajtására

Kockázatcsökkentési intézkedések végrehajtása

PIÉ, PI által megjelölt személyek

Végrehajtás

Végrehajtás eredményeinek ellenőrzése

Projektvezető, esetleg minőségbiztosítási felelős

terven felül elrendelt szemle vagy teszt megtartása

 

Kritikus sikertényezők

 

9. A változáskezelés

Bevezetés

Ennek a fejezetnek a célja azon a változáskez eléssel kapcsolatos kommunikáció bemutatása, amelyet a projekt során követni fogunk. A fejezetben ismertetett eljárások a változáskezelés mellett egyben a minőségbiztosítás eszközei is.

A változáskezelés

A változáskezelés a projekt keretein belül az alábbiakra fog koncentrálni:

A változáskezelés felelősei a projektszervezetben

A változáskezelésben résztvevő szereplők szerepének és felelősségének pontos leírása a projekt szervezet bemutatásánál található.

A főbb változások jóváhagyása és dokumentálása formalizált keretek között történik meg, a döntést meghozók körét és az alátámasztó dokumentációkat tartalmazza a következő táblázat:

Változás

Jóváhagyás

Dokumentáció

Projekt határidő

NIIF Iroda Igazgató

Jegyzőkö nyv

Mérföldkő határidő

NIIF Iroda projekt koordinációs igh.

Jegyzőkönyv

Feladat határidő

Projektvezető

Státusz jelentés, Projektterv

Költségvetés

NIIF Iroda Igazgató

Projekt költségvetés

Erőforrás szükséglet

Projektvezető

Erőforrásterv

A kommunikációs stratégia

Bevezetés

A hatékony kommunikáció a kitűzött cél elérésének alapvető eszköze és feltétele, ami elsősorban a projektmunkatársak folyamatos és őszinte, illetve az érintettek megfelelő időben történő informálása. Ezért létre kell hozni egy jól működő kommunikációs rendet, amely biztosítja az egyértelmű és konzisztens kommunikációt.

A Fogyatékosok kiszolgálása projekt számos résztvevőre van hatással, így kizárólag folyamatos kommunikáció révén érhető el, hogy

A célközönség

A kommunikációs terv a projekt és az általa érintett célközönség k özötti kommunikációt határozza meg. A célközönsége az alábbiak szerint tevődik össze:

Projekten belüli csoportok

Projekten kívüli csoportok

A kommunikációs terv

A kommunikációs terv, illetve az azt ábrázoló mátrix a kommunikáció által megcélzott célközönségre lebontva az alábbi elemeket tartalmazza:

Projekten belüli csoportok kommunikációs terve

Célközönség

Kommunikáció tárgya

Felelős

Gyakoriság, időpont

Módszer, csatorna

Cél

Projekt Igazgatóság

Státuszjelentés, stratégiai döntések, átadás-átvétel elfogadás, változás kérelem, eszkalált problémák

       

Munkacsoport vezetők

Operatív feladatok számonkérése, kiadása

Projektvezető

kéthetente

értekezlet, e-mail

 

Munkacsoport vezetők részletes beszámoltatása

Projektvezető

havonta

értekezet, e-mail

 

Munkacsoport tagok

Operatív feladatok számonkérése, kiadása

Munkacsoport vezető

kéthetente

értekezlet, e-mail

 

Projekt hírek

       

Projekt helyzetének áttekintése

       

 

Egyéb kommunikáció

A kommunikációs tervben nem meghatározott tájékoztatási igény felmerülése esetén a kommunikációt előzetesen az egyik projektvezetővel kell egyeztetni és jóváhagyatni. A projektvezető feladata az NIIF Iroda Projekt Koordináció esetleges bevonása.

Valamennyi egyéb, nem a kommunikációs tervnek megfelelő kommunikáció nem minősül a projekt hivatalos állásfoglalásnak. Az így adott tájéko ztatás az információszolgáltató magánvéleményét tükrözi.

Dokumentációk

A dokumentálás célja a

A projekt során a http://www.pm.niif.hu/doc/sblon webcímen elérhető sablonok alapján keletkezett dokumentumok nyilvántartását a projektvezető minden projekttag által elérhető módon készíti el.

10.Minőségbiztosítási stratégia

A projekt minőségbiztosítása kétszintű:

A külső minőségellenőrzést végző szervezet/személy kijelölése az NIIF Iroda feladata, erről a projektvezetőket értesíteni fogja.

A belső minőségbiztosítás munkat ársai:

Funkció

Megbízott

Minőségbiztosító - szervezet/folyamatok

 

Minőségbiztosító - technológia

 

 

Projekt folyamatok minőségbiztosítása

A projekt folyamatának minőségellenőrzése a projekt folyamatával, eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamosan történik, annak érdekében, hogy időben feltárja a projekten b elüli esetleges konfliktushordozó területeket, kockázatokat, és megoldási javaslatokat tegyen ezek hatékony kezelésére.

A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata

Hogy elősegítse a projekt hatékony és terv szerinti működését, és ennek érdekében célja és feladata:

A minőségbiztosítási jelentéseket a mérföldkövekhez kapcsolódóan az NIIF Iroda által kijelölt minőségbiztosító készíti el a projekt számára, melyek a projekt működésére vonatkozó megállapítások mellett tartalmazzák az elkészült termékekhez kapcsolódó ellenőrzések tapasztalatait is.

Projekt termékek minőségbiztosítása

  1. A termék minőségbiztosítás célja
    A termék minőségbiztosítás célja, hogy elősegítse a projekt termékek (a rendszertervek, a működő rendszer és a dokumentációk) elkészítésének szakszerűségét és ezáltal is biztosítsa, hogy ez a végtermékbe beépült, illetve az kielégíti az előre meghatározott termék definíciókat és minőségi kritériumokat.

  2. A termékek belső minős égbiztosítása

    Az elkészült termék minőségéért mind a munkát kiadó, mind a munkát végző személy felelős. A munkát kiadó személy a feladata a munka befejeztével a végtermék ellenőrzése, szükség esetén annak módosít(tat)ása.

    A termékek belső minőségellenőrzése során a feladat delegálójának kell a minőséget ellenőriznie. Nem megfelelő termék esetén vissza kell adnia módosításra.

  3. A termék minőségbiztosítás módja

A dokumentum jellegű termékek (különböző szintű tervek, oktatási anyagok, felhasználói dokumentációk, stb.) ellenőrzése tartalmi és formai szempontokra irányul. A kétkörös ellenőrzést (belső és független) követően és az őÁtadás átvételtö megelőzően sor kerül a hibák korrekciójára, akár több ciklusban.

A beállított rendszert a (kulcs)felhasználók és a pro jekt team tagjai tesztelik a tesztelési tervek alapján, ill. elvégzik a szükséges javításokat. A tesztek fő szempontja funkcionális és technikai ellenőrzés.

Amint egy dokumentum típusú termék elkészült, az elkészültéért felelős projekt résztvevő hálózaton (amennyi ben ez lehetséges) vagy nyomtatott formában eljuttatja a véleményező - aki lehet a projektvezető, és/vagy az őt támogató szakmai irányító, illetve az adott terület szakértője, valamint a projekt független minőségügyi szakembere - részére, aki az elkészült terméket áttanulmányozza, és a termékkel kapcsolatos véleményét eljuttatja a termék készítőinek. Célszerű a terméket véleményezőnek és a terméket készítőnek szóban is egyeztetni az elkészített termékről, amely lehet prezentáció formájában csoporto s, vagy egyéni.

Az informatikai termékek (pl. interfész program, produktív rendszer) tesztelésének eredményéről, a hibajavításról jegyzőkönyv készül, melyet a minőségbiztosító ellenőriz.

Amennyiben az átvétel során a termék minősége megfelel az elvárásoknak, úgy az átvevő a őTeljesítési jegyzőkönyvben" ismeri el a teljesítés és a termék átvételének tényét.

11. Projekt költségvetés

Költségek

A projekt tervezett költségeit tartalmazza a következő táblázat, amelynek egyes soraiban szereplő tételek részletes ki bontását az alfejezetek tartalmazzák:

  1. Személyi juttatások
  2. Dologi kiadások

    (1) Megjegyzések, ha bővebben ki kell fejteni, indokolni kell egy tételt

Immateriális javak

 

Gépek, berendezések, felszerelések

Kiadás megnevezése

Célja

Felmerülés időpontja

Összeg

   

2003.09.15.

 
   

2004.01.15

 
       

  1. Átadott pénzeszközök

Kiadás megnevezése

Célja

Felmerülés időpontja

Összeg

Támogatás

 

2003.09.15.

 
       
       

MELLÉKLETEK

A projekt kockázatai az induláskor

  1. A működés rendje
  2. Projektterv

12. A projekt kockázatai az induláskor

Jelmagyarázat:

 

13. Működés rendje

A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya

A működési rend célja

A Projekt Működési rendje meghatározásának (továbbiakban működési rend) célja, hogy az NIIF Iroda által indított XXX projekttel kapcsolatban meghatározza a projekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a projektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye.

A működési rend tartalma

A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" formájában rögzíti a projekt sikeres megvalósításához szükséges alapvető információkat. Ennek keretében a dok u mentum tartalmazza a projekt szervezeti és működési szabályait, a kommunikációhoz szükséges személyi és elérési információkat, valamint a fontosabb munkadok umentumok mintáit.

Fő fejezetei a következők:

A működé si rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása

A projekt működési rend betartása egyaránt vonatkozik a projekt belső és külső résztvevőire, és a projekt teljes időtartamára.

A működési rendet a XXX projekt hozza létre, és a projektvezetője gondoskodik karbantartásáról. A projekt körülményeiben felmerülhető változások következtében a működési rend egy "fejlődő" dokumentum. A működési rend újabb verziói egyértelműen megkülönböztethető verziószámmal rendelkeznek.

A projektkommunikáció leírása

A projekt sikere é rdekében a megfelelő kommunikáció folyamatos fenntartása elengedhetetlen.

A projekt széles funkcionális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fontos az alább felsorolt alapelvek minden projekttag általi elfogadása és betartása.

Az alapelvek minden projekttagra egységesen érvényesek.

A projektkommunikáció alapelvei

A projekt sikere nagymértékben függ a kommunikáció sikerességétől. Ezért nagyon fontos, hogy megfelelő kommunikáció kialakuljon és fennmaradjonG.

A kommunikáció célja elsősorban az, hogy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie).

A hivatalos kommunikáció eszközei:

Minden más kommunikáció, illetve annak részletei és eredménye a projekt szempontjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak.

A személyes megbeszélések

A megbeszéléseken a legfontosabb alapelv a meghívottak

A személyes megbeszélések lehetőleg legyenek

A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősorban elektronikus úton kezdeményezi; ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefoglalását is.

A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét informálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő változtatásokról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal.

A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősorban a projekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsoport-szervező alkalmazásával (elektronikus úton) juttatja el.

A nem rendszeres, eseti (ad hoc) személyes megbeszélésnek is kell legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel.

A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét.

A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dokumentumban található formanyomtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitatott és eldöntött problémaköröket, valamint a meghozott döntéseket, a meghatározott feladatokat, a hozzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét.

A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapon belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősorban elektronikus úton) észrevételezésre eljuttatni, az észrevételezés határidejének meghatározásával (általában egy munkanap).

A rész tvevők észrevételeiket írásban (elsősorban elektronikus úton), a jegyzőkönyvre hivatkozva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módon nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek.

A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldolgozza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül véglegesíti.

Feldolgozhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a projektvezetésnek, amely az ellentétet vagy feloldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevonásával tisztázza.

A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldolgozhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül értesíti.

A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés során felmerült problémákat és feladatokat az érintett munkacsoport-vezetőhöz vagy projektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni.

Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazoltan vagy igazolatlanul hiányozna, az automati kusan a megbeszélés elhalasztását jelenti.

A megbeszéléseken a mobil telefon kikapcsolása kötelező.

Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet; a munkacsoport-vezető, ill. a projektvezető távozása esetén az ilyen eset automatikusan az illető visszatértéig tartó szünetet jelent.

A megbeszélések résztvevői csak indokolt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kompetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsoport-vezetők esete, akik a csoportot közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken.

A telefonon történő megbeszélések

A telefonon történő megbeszélések elsősorban egyeztetésre szolgálnak, másodsorban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésére.

Ezért a telefonon történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefonon történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére

Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. konferencia) telefon-megbeszélésre is.

Az írásbeli levelezés

Az írásbeli levelezés történhet

Elektronikus posta (e-mail)

Minden projekt tag önálló, személyéhez hozzárendelt levelezési címet fog használni. Annak érdekében, hogy a várhatóan nagyszámú elektronikus levelezés (továbbiakban üzenet) feldolg ozása, azonosítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása:

Az üzenet szerkezete a következő

Levelezési listák

A levelezés hatékonyságának növelésére levelezési listák szolgálnak, amelyek a levelezés archiválását és gyors visszakeresését is támogatják. A létrehozandó levelezési listák:

Levelek

A levél alaki és tartalmi összetevői azonosak a hivatali és irodai gyakorlatban alkalmazottakkal.

Fő jellemzője, hogy elsősorban papíron létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a másolat az iktatás után a küldőnél található, ahonnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamásolat készíthető.

Telefax üzenetek

Lényegében azonos szabályok vonatkoznak rá, mint a papír alapú levelezésre.

Külön hangsúly fektetendő a következőkre:

A projekten belüli megbeszélések rendje

A projekten belüli kommunikáción a projekttagok egymás közötti kommunikációját értjük.

Jelen dokumentum csak a hivatalos kommun ikációról rendelkezik. Az informális kommunikáció kialakításáért a projekt- és a munkacsoport-vezetők a felelősek.

A projekten belüli rendszeres megbeszélések a következők:

Projekt teljes létszámú megbeszélés

Cél:

A projekt egészét érintő témák megbeszélés e, a projekt tagok tájékoztatása

Kötelező résztvevők:

A projekt minden tagja

Gyakoriság:

Esetenként

Felelős:

Projektvezető

  1. Projekt Irányító Értekezlet, PIÉ

Cél:

A projekt státuszának figyelemmel kísérése, munkacsoportok projekt terveinek összehangolása

Kötelező résztvevők:

Projektvezetők, munkacsoport-vezetők

Gyakoriság:

….

Felelős:

Projektvezető

 

A PIÉ szokásos forgatókönyve

A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra.

Tájékoztató az egész projektet érintő eseményekről. Felelős: projektvezetők. Időtartam: max. 15. perc.

Minden munkacsoport beszámol az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a korábban megtartott státusz-megbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsoportonként. Felelősök: a munkacsoport-vezetők.

Azon problémák megbeszélése, amelyek az egész projektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hogy a probléma feldolgozottsága lehetővé tegye a gyors lezárást. Felelős: projektvezetők. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpontot kell kijelölni.

Bármely egyéb, az egész projektet érintő kérdés.

 

Munkacsoportszintű státusz megbeszélés

Cél:

A munkacsoport munkájának és a munka státuszának figye lemmel kísérése, értékelése, a soron következő feladatok megbeszélése és meghatározása

Kötelező résztvevők:

Munkacsoport-vezetők, munkacsoport-tagok

Gyakoriság:

 

Felelős:

Munkacsoport-vezetők

Egyéb

Amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után kell azt bevezetni.

A projekten kívüli és vezetői megbeszélések rendje

A projekten kívüli és vezetői rendszeres, illetve eseti megbeszélések a következők:

  1. Projekt Igazgatóság

    Cél:

    A projekt helyzetének és előrehaladásának figyelemmel kísérése, a vonatkozó stratégiai döntések meghozatala.

    A projektvezetés beszámoltatása.

    A projekt helyzetének és előrehaladásának figyelemmel kísérése.

    A fontosabb döntések meghozatala.

    Kötelező résztvevők:

    A PI tagjai

    Állandó meghívottak

    Projektvezetők

    Minőségbiztosító

    Gyakoriság:

    Kéthavonta, illetve igény szerint

    Felelős:

    PI elnök, vagy helyettese

     

Szakmai egyeztető megbeszélés

Cél:

A projekt munkájához elengedhetetlen információk megszerzése, visszaigazolása, elfogadása

Kötelező résztvevők:

 

Gyakoriság:

Igény szerint

Felelős:

projektvezető

munkacsoport-vezető

Egyéb

A projekten belüli kommunikációhoz hasonlóan, amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre vagy kommunikációs formára igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után azt be kell vezetni.

A projekt ügyrendje

Alapfogalmak

A továbbiakban a projekt ügyrendje szempontjából alapfontosságú fogalmak értelmezése szerepel, az egységes használat érdekében.

Termékek: A projekt során leszállítandó, a szolgáltatások nyújtásához szükséges megoldások, így többek között…..

Szolgáltatások: A XY szolgáltatás, amelyet a felhasználó intézmények vesznek majd igénybe, s amelynek kialakítása a projekt feladata. A XY szolgáltatás tartalma…

Projekt-dokumentumok: A projektvezetés adminisztratív, a projekt-folyamatot támogató dokumentumai, amelyek els ősorban a résztvevők közti kommunikációt segítik elő azáltal, hogy

Ilyen dokumentumok pl. a rendszeres jelentések, az értekezletek emlékeztetői stb.

A projekt eljárásrendje

A projekt a saját működési rendje szerint működő szervezet. Külön szervezeti struktúrája, jelentési- és döntéshozatali rendje és fórumai vannak.

A projektszervezetben alapvető döntési séma a konszenzus és fölterjesztés, melyet részletesebben a következő fejezet tartalmaz.

Döntéshozatali rend

Az egyes szereplők a Projektszervezet fejezetben meghatározott feladatok és felelősségek szerint dö ntenek.

Amennyiben a döntés feladata, joga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fogalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfogalmazott döntéssel kapcsolatban írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének.

Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet e lé három munkanapon belül.

Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapodni a szervezetük feladatai közé sorolt kérdésre vonatkozó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon b elül.

A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői konszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vonnak be a döntés támogatására.

Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indokolt esetben terjesztheti a következő szintű s zervezet elé.

Felterjesztési rend

Ki

Kinek

Mit

Munkacsoport

Projektvezetés

Saját munkacsoporton belüli szakmai kérdések

Projektvezetés

PIÉ, Projekt Irányító Értekezlet

A munkacsoportokat érintő szakmai kérdések

     
     

 

A beszámolás rendje

A munkacsopor t- és a projektvezetők feladata a beszámolók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsoport státuszról és projekt státuszról.

A státuszjelentés …. rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpontja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztosítja az egyes szinteken a projekt előrehaladásának nyomon követhetőségét, a munka során felmerült problémák bizonylatolását.

A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatokat, problémákat, változtatásokat, megbeszélendőket, kockázatokat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsorát.

Jelentési rend

A projekt a hatókörén belüli kérdésekben saját maga végzi szabályozó és döntéshozatali tevékenységeit. Az NIIF Iroda szervezeti és működési struktúrájába a projekt hatókörén túlmutató döntési helyzeteknél kapcsolódik. Ezek lehetnek erőforrás-allokálási , stratégiai, vagy szakmai kérdések. Ilyenkor a projekt a vezetés elé terjeszti a döntési javaslatot.

A jelentések rendszere illeszkedik a projekt időszakra kialakított projekt szervezeti struktúrához:

A projekt dokumentációs rendje

A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét n y omon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő.

A projekt adminisztráció a koordináció megoldása érdekében kiemelten fontos. A projekt során a dokumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a projektvezetők a felelősek.

Iktatás

Verziókezelés

 

  1. Anyagok átadása-átvétele

     

  2. Formai követelmények

A projektmunka során a projekt által előállított dokumentumokat azonos template-tel - formai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, projektszabványoknak megfelelő "dokumentum-arculat" elérése a Projekt Iroda vezetőjének, és a projektvezetők feladata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a következő adatot:

A dokumentum fejrészében az első oldalon az NIIF logója, a további oldalakon pedig a dokumentum címe.

Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra

A fájlszerveren létrehozott könyvtárstruktúra tükrözi a projekt szakaszait, illetve a projekt szervezetének felépítését:

 

A projekthelyszín és felszerelése

Projekt helyszíne

Munkavégzés általános feltételei

A projektben résztvevők elérhetősége

A projektbe n működő minden fél a kölcsönös elérhetőség érdekében a projekttervezési szakaszban a projektvezetőnél és az NIIF Irodában megtalálható a résztvevő munkatársak elérhetőségi adatai.

14. Projektterv

A projekt részletes tervét egy külön anyag tartalmazza. MS Project-ben, vagy hasonló eszközzel készített projektterv.

Részei minimálisan a projekttervnek: feladatok, feladatok közötti függőségek, mérföldkövek, feladatok kezdési és befejezési időpontjai, szükséges emberi erőforrások, egyes mérföldkövekhez vagy feladat okhoz kapcsolódó leszállítandók.